【新入社員向け】SIer独特のEXCEL資料作りの職人になるために新人が最初に覚えておきたいEXCELショートカット10選
SIerに入社したばかりの新人だけど、学生時代にパソコンをあまり使ったことがなく、EXCELに不慣れな方、 または、新入社員の指導役を任されたので、最初に新人に覚えてもらいたいEXCELショートカットを整理しておきたい方へ。
SIerでは、プログラミングの知識・技術よりも、まずEXCEL資料を効率的に早く、そして（紙に印刷した時の見た目が）綺麗に作れるテクニックが要求されます。
SIerの新入社員が最初に覚えておくべきEXCELのショートカットをまとめて知りたい
SIerでは、独特のEXCEL資料作りが要求されるので、そのためのテクニックを知りたいと思っていませんか？
SIer独特のEXCEL資料作りの文化に合わせた、よく使うEXCELショートカットを紹介します
本記事では、下記の内容を解説します。
この記事を書いている私は、某SIerに勤務しながら、
WEB系エンジニア・インフラエンジニアに憧れて、プログラミングおよびインフラ技術の勉強をしています。
私が実機で試したコマンドや画像を載せて書いています。
記事の信頼性担保に繋がると思います。
- 【新入社員向け】SIer独特のEXCEL資料作りの職人になるために新人が最初に覚えておきたいEXCELショートカット10選
- SIerの新入社員が最初に覚えておくべきEXCELショートカット（基本編）
- SIerの新入社員が最初に覚えておくべきEXCELショートカット（応用編）
- EXCELショートカットが勉強できる書籍の紹介
SIerの新入社員が最初に覚えておくべきEXCELショートカット（基本編）
(1)EXCELショートカット「コピー・切り取り・貼り付け・やり直し」
| 動作 | ショートカットキー |
|---|---|
| コピー | Ctrl + C |
| 切り取り | Ctrl + X |
| 貼り付け | Ctrl + V |
| やり直し | Ctrl + Z |
コピー・切り取り・貼り付け・やり直し のショートカットは最初に必ず覚えましょう。
SIerのEXCEL資料作りは、基本的にすべて、定型化されたフォーマットに決まった内容を記入していくものばかりなので、
「コピー・切り取り・貼り付け」 の操作を何度も何度もやるからです。
あと、間違った入力をしてしまったり、間違って消してしまったりしたときに、
「しまった！今の間違い操作を元に戻したい！」
という場面がたくさんあるので、やり直しが条件反射でできるように「Ctrl + Z」も必須です。
(2)EXCELショートカット「日付、時刻の入力」
| 動作 | ショートカット |
|---|---|
| 本日の日付 | Ctrl + ; (セミコロン) |
| 現在の時刻 | Ctrl + : (コロン) |
SIerのEXCEL資料作りでは、日付や時刻を入力する場面が多いです。
ショートカットで一瞬で入力できるように覚えておきましょう。
(3)EXCELショートカット「セル内の改行」
| 動作 | ショートカット |
|---|---|
| セル内の改行 | Alt + Enter |
学生時代にあまりEXCELを使ってなかった方や、EXCELを表計算ソフト（本来の使い方）でしか使ってこなかった方は、
最初につまずくポイントが、「セル内の改行」です。
セル内の改行＝「Alt + Enter」
SIerでは、EXCELで設計書や説明資料をたくさん書くので、１つのセルの中にたくさんの文章を書きます。
セル内の改行＝「Alt + Enter」は最初に必ず覚えておくべきショートカットの一つです。
SIerの新入社員が最初に覚えておくべきEXCELショートカット（応用編）
(4)EXCELショートカット「全セルの選択、セルの書式設定」
| 動作 | ショートカット |
|---|---|
| 全セルの選択 | Ctrl + A |
| セルの書式設定を開く | Ctrl + 1 |
「Ctrl L+ A」でセルをまとめて選択
「Ctrl + 1」でセルの書式設定が開く
SIerのEXCEL資料作りでは、とにかく、「セルの書式設定」を多用します。
表示形式を文字列・日付・数値・金額、などいろいろ変更したり、
罫線を引いたり、
文字の方向を変えたり、
フォントを変えたり、
一瞬で書式を変えられるように、覚えておきましょう。
(5)EXCELショートカット「入力モードに変える」
| 動作 | ショートカット |
|---|---|
| 入力モードに変える | F2 |
セルに文字や式、関数を入力するときに、いちいちマウスでクリックしていては時間がかかります。 「F2」キーを押して、一瞬で入力モードに変えるやり方を覚えておきましょう。
(6)EXCELショートカット「全角カナ、半角カナ、全角英数、半角英数を切り替える」
| 動作 | ショートカット |
|---|---|
| 全角カナ | F7 |
| 半角カナ | F8 |
| 全角英数 | F9 |
| 半角英数 | F10 |
SIerのEXCEL資料作りでは、「半角」「全角」への細かい使い分けがとても大切です。
（とにかく、紙に印刷したときの見た目を綺麗に整えることが求められます）
「F7」で全角カナに変換。
「F8」で半角カナに変換。
「F9」で全角英数に変換。
「F10」で半角英数に変換。
(7)EXCELショートカット「シートの挿入、シート名の変更、シートのコピー」
| 動作 | ショートカット |
|---|---|
| シートの挿入 | Alt → I → W ([I]nsert挿入→[W]orksheetシートと覚えます) |
| シート名の変更 | Alt → H → O → R |
| シートのコピー | Ctrl を押しながらマウスで右にドラッグ |
SIerのEXCEL資料では、とにかくシートをたくさん増やしていくことが多いです。
メモ用のシートを追加したり、
現在のシートをコピーして、○○○-BKのようなシート名にしてバックアップとしたり、
○○○-最新 のようなシート名にしたり、
○○○-20201231修正版 のようなシート名にしたり
（結局、どれが最新なのかわからなくなるのですが）
「Alt → H → O → R」と順番に押していくと、シート名が変更できます
「Ctrl」キーを押しながら、マウスでシートをドラッグすると、「○○○(2)」というシート名でコピーができます
(8)EXCELショートカット「フィルター」
| 動作 | ショートカット |
|---|---|
| フィルター(Excel2007以降のバージョン) | Ctrl + Shift + L |
| フィルター(Excel2003以前のバージョン) | Alt → D → F → F |
SIerのEXCEL資料では、とにかくフィルタを使って集計することが多いです。
「Ctrl + Shift + L」を同時に押すか、または、「Alt → D → F → F」を順番に押すと、フィルタをつけたり外したりができます
日付でフィルタしたり、
重要度＝高、中、低 でフィルタしたり
担当チーム別に集計したり、
ステータス（完了、作業中、未着手）別に集計したり、
とにかく、何かで集計して「件数」を数えて偉い人に報告する、という資料をたくさん作ります。
一瞬でフィルタをつけたり、外したりできるように覚えておきましょう。
(9)EXCELショートカット「上書き保存、名前を付けて保存」
| 動作 | ショートカット |
|---|---|
| 上書き保存 | Ctrl + S |
| 名前を付けて保存 | F12 |
時間をかけて作った資料を保存せずに閉じてしまったり、PCの不調やファイルサーバの不調などでファイルが壊れてしまったときに、「しまった！保存し忘れた！」とならないように、
定期的に上書き保存を「Ctrl + S」で行う癖をつけておきましょう。
また、上書き保存ではなく、別の名前を付けて保存したい場面もたくさんあります、
「F12」で一発で名前を付けて保存するウィザードを表示できるように覚えておきましょう。
○○○-最新.xlsx
○○○-20201231-BK.xlsx
○○○-最終版-提出用.xlsx
【更新禁止】○○○-役員報告用.xlsx
New-○○○-修正版.xlsx
のように、SIerのEXCEL資料作りでは、名前を変えたブックがたくさん作られていきます。
(10)EXCELショートカット「印刷プレビュー」
| 動作 | ショートカット |
|---|---|
| 印刷プレビュー | Ctrl + P |
SIerのEXCEL資料は、最終的に「紙」に印刷して完成になります。
印刷プレビュー画面で、
余白の幅や、とじ方向が適切か、
改ページ位置がずれていないか、
セルの枠線からはみ出していないか、
セル内で不格好に改行されていないか、
を整えて、「紙に印刷したときに綺麗な見た目になっているか」に命を懸けて資料を作るのが真のSIerです。
SIerでEXCELを使うときのマナーとして、以下の記事もぜひ読んでおいて欲しいです
EXCELショートカットが勉強できる書籍の紹介
外資系投資銀行がやっている 最速のExcel
著者の熊野整さんは、ボストン大学卒、
モルガン・スタンレー証券で大型M&Aプロジェクトに携わり、
MBAも取得されている、といういかにもな経歴をお持ちの方。
現在は、各種セミナーや研修もされているそう。
大きく、Part1 設計編、と、Part2 テクニック編とに分かれている。
後半のテクニック編が、今すぐに役に立つ厳選ショートカットを、
文章だけでなくもちろん、エクセル画面のスクリーンショットと、
キーボードの押し方の図も一緒につけての説明になっているので、大変分かりやすい。
（よくある、関数やマクロなどの「知る人ぞ知る」みたいな豆知識集ではなく、
日々の資料作りで誰もが必ず使う、そして必ずスピードアップにつながる汎用的なテクニックばかり）
ところどころに、著者の投資銀行時代の経験談コラムも散りばめられていて、読み物としても面白かった。
 | 外資系投資銀行がやっている 最速のExcel |
自宅PCにもOffice・Excelをインストールして勉強したい方へ
自宅PCにもOffice・Excelをインストールして勉強したい方は、
パッケージ版を買うよりも、Microsoft 365 (昔のOffice 365) を年額・月額の定額料金で使用するのがおすすめです。
