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【新入社員向け】SIer新人が最初に覚えたいEXCELショートカット10選

【新入社員向け】SIer独特のEXCEL資料作りの職人になるために新人が最初に覚えておきたいEXCELショートカット10選

SIerに入社したばかりの新人だけど、学生時代にパソコンをあまり使ったことがなく、EXCELに不慣れな方、 または、新入社員の指導役を任されたので、最初に新人に覚えてもらいたいEXCELショートカットを整理しておきたい方へ。

SIerでは、プログラミングの知識・技術よりも、まずEXCEL資料を効率的に早く、そして(紙に印刷した時の見た目が)綺麗に作れるテクニックが要求されます。

SIerの新入社員が最初に覚えておくべきEXCELのショートカットをまとめて知りたい

SIerでは、独特のEXCEL資料作りが要求されるので、そのためのテクニックを知りたいと思っていませんか?

SIer独特のEXCEL資料作りの文化に合わせた、よく使うEXCELショートカットを紹介します

本記事では、下記の内容を解説します。

  1. SIerの新入社員が最初に覚えておくべきEXCELショートカット(基本編)
  2. SIerの新入社員が最初に覚えておくべきEXCELショートカット(応用編)
  3. EXCELショートカットが勉強できる書籍の紹介

この記事を書いている私は、某SIerに勤務しながら、
WEB系エンジニア・インフラエンジニアに憧れて、プログラミングおよびインフラ技術の勉強をしています。
私が実機で試したコマンドや画像を載せて書いています。
記事の信頼性担保に繋がると思います。

SIerの新入社員が最初に覚えておくべきEXCELショートカット(基本編)

(1)EXCELショートカット「コピー・切り取り・貼り付け・やり直し」

動作 ショートカットキー
コピー Ctrl + C
切り取り Ctrl + X
貼り付け Ctrl + V
やり直し Ctrl + Z

コピー・切り取り・貼り付け・やり直し のショートカットは最初に必ず覚えましょう。

SIerEXCEL資料作りは、基本的にすべて、定型化されたフォーマットに決まった内容を記入していくものばかりなので、
「コピー・切り取り・貼り付け」 の操作を何度も何度もやるからです。

あと、間違った入力をしてしまったり、間違って消してしまったりしたときに、
「しまった!今の間違い操作を元に戻したい!」
という場面がたくさんあるので、やり直しが条件反射でできるように「Ctrl + Z」も必須です。

(2)EXCELショートカット「日付、時刻の入力」

動作 ショートカット
本日の日付 Ctrl + ; (セミコロン)
現在の時刻 Ctrl + : (コロン)

SIerEXCEL資料作りでは、日付や時刻を入力する場面が多いです。

ショートカットで一瞬で入力できるように覚えておきましょう。

(3)EXCELショートカット「セル内の改行」

動作 ショートカット
セル内の改行 Alt + Enter

学生時代にあまりEXCELを使ってなかった方や、EXCEL表計算ソフト(本来の使い方)でしか使ってこなかった方は、
最初につまずくポイントが、「セル内の改行」です。

セル内の改行=「Alt + Enter」

SIerでは、EXCELで設計書や説明資料をたくさん書くので、1つのセルの中にたくさんの文章を書きます。
セル内の改行=「Alt + Enter」は最初に必ず覚えておくべきショートカットの一つです。

SIerの新入社員が最初に覚えておくべきEXCELショートカット(応用編)

(4)EXCELショートカット「全セルの選択、セルの書式設定」

動作 ショートカット
全セルの選択 Ctrl + A
セルの書式設定を開く Ctrl + 1

「Ctrl L+ A」でセルをまとめて選択

「Ctrl + 1」でセルの書式設定が開く

SIerEXCEL資料作りでは、とにかく、「セルの書式設定」を多用します。

表示形式を文字列・日付・数値・金額、などいろいろ変更したり、
罫線を引いたり、
文字の方向を変えたり、
フォントを変えたり、

一瞬で書式を変えられるように、覚えておきましょう。

(5)EXCELショートカット「入力モードに変える」

動作 ショートカット
入力モードに変える F2

セルに文字や式、関数を入力するときに、いちいちマウスでクリックしていては時間がかかります。 「F2」キーを押して、一瞬で入力モードに変えるやり方を覚えておきましょう。

(6)EXCELショートカット「全角カナ、半角カナ、全角英数、半角英数を切り替える」

動作 ショートカット
全角カナ F7
半角カナ F8
全角英数 F9
半角英数 F10

SIerEXCEL資料作りでは、「半角」「全角」への細かい使い分けがとても大切です。
(とにかく、紙に印刷したときの見た目を綺麗に整えることが求められます)

「F7」で全角カナに変換。

「F8」で半角カナに変換。

F9」で全角英数に変換。

「F10」で半角英数に変換。

(7)EXCELショートカット「シートの挿入、シート名の変更、シートのコピー」

動作 ショートカット
シートの挿入 Alt → I → W  ([I]nsert挿入→[W]orksheetシートと覚えます)
シート名の変更 Alt → H → O → R
シートのコピー Ctrl を押しながらマウスで右にドラッグ

SIerEXCEL資料では、とにかくシートをたくさん増やしていくことが多いです。
メモ用のシートを追加したり、
現在のシートをコピーして、○○○-BKのようなシート名にしてバックアップとしたり、
○○○-最新 のようなシート名にしたり、
○○○-20201231修正版 のようなシート名にしたり
(結局、どれが最新なのかわからなくなるのですが)

「Alt → H → O → R」と順番に押していくと、シート名が変更できます

「Ctrl」キーを押しながら、マウスでシートをドラッグすると、「○○○(2)」というシート名でコピーができます

(8)EXCELショートカット「フィルター」

動作 ショートカット
フィルター(Excel2007以降のバージョン) Ctrl + Shift + L
フィルター(Excel2003以前のバージョン) Alt → D → F → F

SIerEXCEL資料では、とにかくフィルタを使って集計することが多いです。

「Ctrl + Shift + L」を同時に押すか、または、「Alt → D → F → F」を順番に押すと、フィルタをつけたり外したりができます

日付でフィルタしたり、
重要度=高、中、低 でフィルタしたり
担当チーム別に集計したり、
ステータス(完了、作業中、未着手)別に集計したり、

とにかく、何かで集計して「件数」を数えて偉い人に報告する、という資料をたくさん作ります。

一瞬でフィルタをつけたり、外したりできるように覚えておきましょう。

(9)EXCELショートカット「上書き保存、名前を付けて保存」

動作 ショートカット
上書き保存 Ctrl + S
名前を付けて保存 F12

時間をかけて作った資料を保存せずに閉じてしまったり、PCの不調やファイルサーバの不調などでファイルが壊れてしまったときに、「しまった!保存し忘れた!」とならないように、
定期的に上書き保存を「Ctrl + S」で行う癖をつけておきましょう。

また、上書き保存ではなく、別の名前を付けて保存したい場面もたくさんあります、

「F12」で一発で名前を付けて保存するウィザードを表示できるように覚えておきましょう。

○○○-最新.xlsx
○○○-20201231-BK.xlsx
○○○-最終版-提出用.xlsx
【更新禁止】○○○-役員報告用.xlsx
New-○○○-修正版.xlsx

のように、SIerEXCEL資料作りでは、名前を変えたブックがたくさん作られていきます。

(10)EXCELショートカット「印刷プレビュー」

動作 ショートカット
印刷プレビュー Ctrl + P

SIerEXCEL資料は、最終的に「紙」に印刷して完成になります。

印刷プレビュー画面で、
余白の幅や、とじ方向が適切か、
改ページ位置がずれていないか、
セルの枠線からはみ出していないか、
セル内で不格好に改行されていないか、

を整えて、「紙に印刷したときに綺麗な見た目になっているか」に命を懸けて資料を作るのが真のSIerです。

SIerEXCELを使うときのマナーとして、以下の記事もぜひ読んでおいて欲しいです

souiunogaii.hatenablog.com

EXCELショートカットが勉強できる書籍の紹介

外資投資銀行がやっている 最速のExcel

著者の熊野整さんは、ボストン大学卒、
モルガン・スタンレー証券で大型M&Aプロジェクトに携わり、
MBAも取得されている、といういかにもな経歴をお持ちの方。
現在は、各種セミナーや研修もされているそう。

大きく、Part1 設計編、と、Part2 テクニック編とに分かれている。

後半のテクニック編が、今すぐに役に立つ厳選ショートカットを、
文章だけでなくもちろん、エクセル画面のスクリーンショットと、
キーボードの押し方の図も一緒につけての説明になっているので、大変分かりやすい。
(よくある、関数やマクロなどの「知る人ぞ知る」みたいな豆知識集ではなく、
日々の資料作りで誰もが必ず使う、そして必ずスピードアップにつながる汎用的なテクニックばかり)

ところどころに、著者の投資銀行時代の経験談コラムも散りばめられていて、読み物としても面白かった。

外資系投資銀行がやっている 最速のExcel

自宅PCにもOffice・Excelをインストールして勉強したい方へ

自宅PCにもOffice・Excelをインストールして勉強したい方は、
パッケージ版を買うよりも、Microsoft 365 (昔のOffice 365) を年額・月額の定額料金で使用するのがおすすめです。

souiunogaii.hatenablog.com

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参考サイト

www.mathkuro.com